VD assistent och kontorsansvarig-vikariat

Tjänsten

Vi söker nu en vikarie som VD assistent/kontorsansvarig för vårt kontor i Uppsala som kommer arbeta nära VD och ansvara för att avlasta VD i den löpande verksamheten samt frigöra VD:s tid till att få möjlighet att arbeta mer med affärsutveckling och visionsarbete. Som VD assistent ser du till att VD är uppdaterad i det som händer i organisationen och omvärlden. Du rapporterar till VD. Som kontorsansvarig ansvarar du för allt administrativt, men också praktiskt arbete, som rör vårt kontor för stationära medarbetare i Uppsala.

Arbetsuppgifter:

• Besvara VD:s mejl och inbjudningar
• Boka in och förbereda möten och åtaganden. Även delta vid möten.
• Protokollskrivning
• Koordinering av kalender- och reseadministration, hjälpa VD att planera kommande period
• Organisera konferenser och event
• Övergripande kontorsansvar för vårt kontor i Uppsala
• Attestera och kontrollera fakturor ställda till VD samt tillhörande kontoret i Uppsala
• Hjälp med formatering, översättning och annat administrativt åt VD
• Kontroll att organisationen följer tidsplanering i ledning- och styrning
• Sammanställning av dokument inför möten, aktivitetsplaner, med mera.
• Hjälpa VD med uppföljning av initiativ
• Stöd till ledningsgrupp
• Kontroll av mejl för Egenanställningsföretagens Branschorganisation
• Medlemsvärvning Branschorganisationen
• Mötesplanering Branschorganisationen
• Administrativt arbete för Branschorganisationen, så som postningar och uppdateringar på hemsidan
• Deltaga vid mässor
• Även andra arbetsuppgifter kan tillkomma

Din personlighet och erfarenhet

Frilans Finans värdeord är caretaking, ansvarstagande, möjliggörande och premium tech and knowledge. Caretaking är något vi värderar speciellt högt då det står för hög serviceinställning, empati, noggrannhet och god kommunikation. För att lyckas hos oss ser vi därför gärna att du är bra på att samarbeta samt att skapa och bibehålla förtroendefulla relationer. För rollen som VD assistent och kontorsansvarig krävs det även att du har en god planering- och prioriteringsförmåga, är en skicklig kommunikatör (muntligt och skriftligt), driven, serviceminded, självgående, strukturerad och ansvarstagande.

Arbetslivserfarenheten tror vi består av liknande administrativa arbetsuppgifter från bolag som är i uppväxtfas. Vi ser gärna att du tidigare arbetat i en verksamhet med hög servicenivå. Du har goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift, samt har god datorvana, främst inom Office-paketet.

För att trivas i vår självstyrande och stödjande organisation så bör du trivas med att arbeta med stor självständighet och eget ansvar. Du bör också ha ett genuint intresse att få våra egenanställda och uppdragsbaserade arbetare på våra andra marknader att växa.

Sekretess och konfidentiell information

VD assistenten förbinder sig att under anställningens bestånd och även efter det att anställningen upphört, utan begränsning i tiden, att inte för någon utomstående avslöja konfidentiell information rörande bolaget och att inte för utomstående avslöja konfidentiell information rörande VD eller VDs familj. Med konfidentiell information avses här även information av privat natur, såsom aktiviteter, uttalanden eller händelser som rör VD och hans familj.

Att arbeta hos Frilans Finans

Under 2019 omsatte vi ca 1,2 miljarder kr men vi är fortfarande en familjär organisation med 45 stationära medarbetare och beslutsvägarna är korta och avstånden mellan avdelningarna likaså.

Vår organisationskultur genomsyras av viljan att hjälpa varandra och våra egenanställda och vi får energi från våra egenanställda och den nytta vår verksamhet skapar, för dem och för samhället. I Sverige, där vi är marknadsledande, börjar egenanställningen bli allt mer etablerad. I Norge börjar hjulen snurra allt snabbare och i Frankrike är vi på väg upp ur startblocken. Så vår resa har bara börjat…

Övrigt

Möjlighet till att arbeta kvällstid och deltaga vid representation.

Start

Enligt överenskommelse, vikariatet startar januari 2021 och pågår i 12 månader

Omfattning

Heltid.

Geografisk placering

Tjänsten är placerad på Frilans Finans kontor i Uppsala. Resor till Stockholm kan förekomma. Resor förekommer till våra andra marknader.

Välkommen med din ansökan

Skicka in din ansökan, CV och personligt brev, till jobb@frilansfinans.se dock senast onsdagen den 4 november. Urval och intervjuer kommer att ske löpande så skicka in din ansökan redan nu.

Har du frågor angående tjänsten?

Christian Rähn, christian.rahn@frilansfinans.se